WordのデータをPDFに！変換する方法と変換できない場合の対処法
WordデータはPDFに変換できる！メリットと注意点
Microsoft Wordで作成された文章は、Wordのバージョンが異なる場合や、特別なフォントが使用されている場合などに表示がずれる可能性があります。
表示がずれてしまう要因は様々ありますが、表示が崩れる現象を解消するために開発されたのが「PDF」というファイル形式です。
公式の申請書や請求書などは、PDF化してやり取りすることも多いと存じますが、基本的には表示の崩れを起こさないために使用されています。
また、PDF化することでファイルサイズを小さくすることができ、パスワード設定も可能なため、他社とのファイル共有に最適なファイルと言っても過言ではないでしょう。
WordファイルをPDF変換する場合、Wordの機能を使ってPDF出力することが可能ですが、WPS Officeの文書作成ソフトWPS Writerにも変換機能が搭載されています。
今回は、PDFの変換機能をご紹介いたします！
オフィスとPDF編集が一つとなった「WPS Office 2 PDF Plus」も取り扱い中！ぜひご参照ください！
WordデータからPDFへ 代表的な変換方法をご紹介
Microsoft WordでPDFデータに変換する
- Microsoft Wordでファイルを開き、左上の「ファイル」を選択
- 「エクスポート」「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択
- 保存場所を指定し、任意のファイル名に設定し「保存」
WPS WriterでPDFデータに変換する
WPS Office 2の30日間無料体験版でも同じ操作が可能です。
この記事を見ながら操作をしてみたい方は下記よりダウンロードをお試しください！
- WPS writerでファイルを開き左上の「メニュー」から「PDFファイルとして出力」を選択
- 「参照（B）」から保存先を指定し、「OK」を選択
「名前を付けて保存」から、PDFファイルに変換する方法
- WPS WriterでPDFファイルを開く
- 左上の「メニュー」から「名前を付けて保存」を選択
- ファイル形式にて「PDF」を選択て保存
Windowsの印刷機能から変換する
ご利用のパソコンがWindows OS 10の場合は印刷機能を利用してPDF変換をすることが可能です。
- WPS WriterでPDFファイルを開く
- 左上の「メニュー」から「印刷」を選択
- プリンタ名のプルダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択し「OK」をクリック
オンラインで無料変換できるサイトもある
文書作成ソフトがインストールされていないパソコンや、Windows OS 10以外の場合はPDFに変換する際に手間がかかる場合があります。
その際には無料でPDFファイルに変換できるサイトがあることも知っておくと、コストを抑えることが可能です。
しかし、便利なオンラインツールですが、無料である分リスクがあることを理解しておく必要があります。
どんなサーバーを使用しているか不明であり、個人のオンラインストレージが用意されていない場合は、オンライン上にアップロードした際に、データ流出の可能性が0ではありません。
アップロードしたファイルを第三者に盗まれてしまったり、インターネット上で変換をした際にウイルスを含んだファイルに変換後ダウンロードさせ、ウイルス感染させるといったリスクがあります。
あくまで可能性の話ですが、完全に安全であるとは言い切れない側面があるため、重要なファイルでは利用しないなど、気を付ける必要があります。
PDF変換の注意点
送信する際のファイルサイズに注意
現在はGoogle chromeやMicrosoft edgeなどのWebブラウザにPDF閲覧機能が基本搭載されていることが多くなっています。
そのため、送付先の方がWebブラウザを使用していれば、PDFファイルを閲覧することができるため、相手方にPDFソフトが入っているか考慮する必要が減ってきています。
しかし、Word形式のファイルやExcel形式のファイルをPDF化した際、元ファイルのデータが大きいとPDFファイルの容量も大きくなってしまいがちです。
そのため、メール添付する際などで容量超過にならないよう注意が必要です。
また、容量の大きいファイルは、閲覧する際にPC本体に負荷がかかってしまうため、可能であれば容量を少なくして送付してあげる方が良いでしょう。
Macで変換する場合
上記ではWindows PCでのPDF変換方法をご紹介しましたが、Mac PCの場合はPDFに変換する機能を持ったソフトを経由してPDF化する必要があります。
WPS Office for Macでは、WPS Office 2 for windowsと同様にPDF出力することが可能です。
WPS Office for Mac体験版は下記よりダウンロードをお試しください！
WPS Office for MacのWriterでPDFデータに変換する
- WPS writerでファイルを開き左上の「メニュー」から「PDFファイルとして出力」を選択
- 「参照（B）」から保存先を指定し、「OK」を選択
PDF変換できない場合の対処法
Word形式のファイルがPDF変換できない原因のひとつに、使用しているフォントに原因がある場合があります。
Web上で配布されているフリーフォントなどを使用したファイルの場合は、変換する際にエラーが発生することがあります。
そのような場合は、Windowsに基本搭載されている「メイリオ」「Meiryo UI」「Yu Gothic UI」などのシステムフォントに変更し、変換をお試しください。
また、WPS Writer自体の動作遅延や、Windows OS自体が応答しない場合は、PCの再起動が効果的です。
Word形式のファイルをPDFに変換するならキングソフト
WPS OfficeシリーズはWindows版の「WPS Office 2」、Mac版の「WPS Office for Mac」があり、どちらもMicrosoft Officeで作成されたファイルとの互換性を備えています。
WPS Officeは、誰でも簡単に使えることを目標に、「シンプルな操作画面」と「利用頻度の高い機能・関数に特化」し、低価格でご提供しております。
PDF出力に関しても、「メニュー」ボタンからすぐに出力することが可能です。
このブログを見て「買ってみよう!」と思ってくださった方は、下記より製品ラインナップをご確認いただけますと幸いです。
まとめ
今回はWPS OfficeのPDF出力方法をご案内いたしました。
Microsoft Wordとは異なり、「メニュー」からすぐにPDF出力の項目があるため、すぐに出力が可能です。
買う前に一度試してみたいという方は、体験版もございますので、ぜひご活用いただければと思います。